DISPONIBILIZADO RELATÓRIO FINAL DE INSPEÇÃO – Diretoria de Distribuição do 2º Grau (DD2G).

QUARTA-FEIRA, 08 DE ABRIL DE 2020 ÀS 14:26

O Juiz Assessor Especial, Cássio Miranda, disponibilizou nesta terça-feira (07/04) o Relatório Final da Inspeção realizada na Diretoria de Distribuição do 2º Grau (DD2G). Em cumprimento a determinação do  Excelentíssimo Desembargador Carlos Roberto Santos Araújo, 1º Vice-Presidente, exarada através da Portaria nº VPI-06/2020-CG, publicada no DJE do dia 05 de fevereiro de 2020,  a inspeção teve a finalidade de identificar e examinar as rotinas de trabalho da unidade; a adequação às normas legais e regimentais; analisar o acervo de processos pendentes de distribuição; verificar os fluxos processuais no Sistema PJe; verificar o Malote Digital, Sistema SIGA e Sistema GEFRE; verificar o cumprimento dos prazos e a regularidade da distribuição; monitorar o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ); examinar os livros e pastas de arquivo; aferir a adequação do quadro de pessoal; identificar os usuários com perfil de distribuição e conferir as instalações, mobiliário e demais equipamentos. O Edital nº 01/2020 foi cumprido na integra, dando pleno conhecimento às partes, advogados, Ministério Público, Procuradoria Geral do Estado e Defensoria Pública, além da Ordem dos Advogados do Brasil, os quais foram devidamente comunicados, via ofício, na forma determinada.

A administração da Distribuição do 2º Grau  está disciplinada no rol das atribuições do 1º Vice Presidente, prevista no artigo 85, X, “a”, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, com redação inserida através da emenda regimental 02/2019, cujas atribuições estão disciplinadas nos artigos 163 e 164 do Regimento dos Órgãos Auxiliares e de Apoio Técnico-Administrativo da Justiça, da Resolução nº 05/2013, com redação alterada pela Resolução nº 05, de 27/03/2019. Dentre as principais atribuições do órgão, destaca-se o gerenciamento das atividades relacionadas ao cadastramento, ao exame de prevenção e à distribuição e redistribuição de processos judiciais na segunda instância, observadas as regras de competência estabelecidas na legislação e no Regimento Interno deste Tribunal, o cumprimento das diligências de caráter administrativo relacionadas à distribuição no 2º Grau; a coordenação da remessa e recebimento dos autos físicos baixados aos juízos de origem, encaminhados ao Ministério Público, Procuradoria do Estado e a outros Órgãos internos e externos deste Poder; arquivamento e desarquivamento de processo físicos de competência originária do Tribunal por encaminhamento ou solicitação dos Órgãos Julgadores e o fornecimento de certidão de distribuição para fins cíveis, criminais e eleitorais de processos no âmbito do 2º Grau, quando inviável a sua emissão eletrônica pelo portal, nos termos da norma reguladora.
A inspeção na Diretoria de Distribuição do 2º Grau teve início em 02/03/2020 e findou-se no dia 20/03/2018, conforme editais veiculados no Diário da Justiça Eletrônico, constantes do anexo deste relatório. A metodologia de trabalho consistiu na visitação aos diversos setores que compõem DD2G, para levantamento das rotinas de trabalho, entrevista com servidores e verificação da situação das instalações, móveis e equipamentos,  tudo confrontado com o Plano de gestão para o biênio 2020/2021,  visando adequação da estrutura para enfrentamento dos pontos críticos, sempre primando pela transparência e melhoria continua das atividades desenvolvidas.
O Sistema de Gestão de Qualidade implantado no biênio anterior, que resultou na certificação do Órgão na norma NBR ISO 9001/2015, foi adequadamente assimilado pelos servidores, havendo efetiva aplicação da metodologia e procedimentos de gestão em todos os setores. Os procedimentos de gestão (PG’s) encontram-se em contínuo processo de adequação às novas rotinas advindas da implantação do sistema PJe 2º Grau, tendo ocorrido remanejamento da força de trabalho. Ressalte-se que a cadeia de liderança vem se mostrando eficaz para a otimização do trabalho e prevenção de não conformidades.
No curso da inspeção, em obediência às determinações do Conselho Nacional de Justiça, exaradas no Pedido de Providências nº 0001915-16.2020.2.00.0000, os recursos internos nos processos judiciais eletrônicos (PJe 2G) passaram a tramitar no bojo do processo principal, como petição intermediária, sem qualquer distinção quanto a numeração processual. Outrossim, visando adequação ao Pedido de Providências suso referido, foram excluídas dos sistemas judiciais todas as anotações prévias de suspeição e impedimento, ficando a cargo dos eminentes Relatores o reconhecimento de tais circunstâncias em cada processo sob análise. Vale salientar que o sistema SIMPED permanece ativo para a consulta pelos Gabinetes, otimizando a análise judicial quanto as suspeições e impedimentos registrados, em especial no que concerne à pauta das sessões de julgamento, sendo inutilizável, contudo, pela Diretoria de Distribuição do 2º Grau. Por fim, é necessário empenhar esforços para desenvolver um sistema de automação no serviço de estudo da prevenção, o que foi alvo de recomendação do Conselho Nacional de Justiça, mantendo o compromisso com a busca de soluções adequadas para as rotinas administrativas de competência regimental desta Primeira Vice Presidência.
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